Avant-propos

Cette politique s’applique à la Maison Clémentine

Date de dernière mise à jour : 3 avril 2024

Le respect de votre vie privée est de la plus haute importance pour la Maison Clémentine.

La présente politique de confidentialité a pour but de vous exposer :

• La manière dont sont collectés et traités vos renseignements personnels.

Sont considérés comme renseignements personnels tous les renseignements susceptibles de vous identifier. Il s’agit notamment de votre prénom et nom, de votre adresse courriel, de votre numéro de téléphone, de votre adresse postale et parfois de votre âge, de votre localisation, dossier médical ou encore de votre adresse IP ;

• Quels sont vos droits concernant ces renseignements ;
• Qui est responsable du traitement des renseignements personnels collectés et traités ;
• À qui ces renseignements sont transmis ;
• La politique du site en matière de fichiers témoins (« cookies »).

1. COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous collectons les renseignements personnels suivants :

• Nom
• Prénom
• Adresse électronique
• Numéro de téléphone/de télécopieur
• Adresse postale
• Information médicale
• Information sur la personne
• Numéro d’assurance maladie

Les personnes suivantes ont accès à tous les renseignements personnels recueillis par notre organisme :

 Dû à la nature des activités et l’importante de posséder l’information afin d’offrir des soins de qualités et sécuritaires, chaque membre du personnel a accès aux informations de la personne afin de pouvoir répondre rapidement en cas d’urgence.

Les personnes suivantes ont accès à certains renseignements personnels pour mener à bien leurs tâches :

 Le conseil d’administration a accès à certaines informations telles que le nom des usagers et les diagnostiques afin de pouvoir prendre des décisions sur l’organisme.

Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis par l’entremise des modes de collecte décrits ci-bas, dans les sections « Formulaires et modes de collecte » et suivants.

Échange d’information, dossier et mesure de sécurité

Cette section s’adresse à tous les membres du conseil d’administration, le personnel et les bénévoles qui s’impliquent dans l’organisme.

Échanges d’informations à l’extérieur de la Maison Clémentine

Le conseil d’administration, la direction et les employés ne doivent pas discuter de dossiers, de personnes ou de décisions propres à la Maison Clémentine, avec des personnes extérieures ou non concernées, sauf si cela est nécessaire pour réaliser une intervention dans le cadre régulier de la mission de l’organisme. Dans une telle situation, ils doivent :

• S’assurer de l’identité de la personne qui demande l’information si celle-ci n’est pas connue ;
• Limiter les échanges d’informations au strict minimum ;
• S’assurer d’avoir un consentement écrit à des fins spécifiques lorsque la situation l’exige.

Échanges d’informations au sein de la Maison Clémentine

• Limiter les échanges d’informations entre intervenants hors de réunion d’équipe ou le faire dans un endroit sécurisé (ex. : bureau à porte fermée) ;
• Éviter de discuter des dossiers, des personnes ou des décisions en dehors de ces moments. Si cela est impossible, s’assurer de ne pas identifier la personne concernée et échanger dans un lieu propice à la confidentialité ;
• S’assurer que les conversations téléphoniques traitant d’informations confidentielles ne sont pas entendues par d’autres personnes.

Pratiques à respecter concernant la tenue de dossier

À défaut d’identifier toutes les pratiques susceptibles de définir les obligations en la matière, la Maison Clémentine s’engage à respecter entre autres, sans toutefois s’y restreindre, les dispositions suivantes :

• N’inscrire au dossier que des informations vraies, pertinentes et nécessaires afin d’offrir nos services de façon sécuritaire et professionnels ;
• Éviter de noter des commentaires personnels, des réflexions ou perceptions dans les rapports formels et s’en tenir aux faits des interventions, aux faits rapportés par la personne concernée ou observés par l’intervenant lui-même ;
• Des notes ou autres outils de travail, à eux seuls, sont des pièces ou des documents (sur support papier ou support informatique) qui servent aux personnels de la Maison Clémentine comme moyen de soutien au processus d’intervention, d’aide-mémoire pour leurs propres réflexions, hypothèses et/ou le suivi de leurs interventions. Elles doivent être considérées comme étant des informations confidentielles, respectant les dispositions de la présente politique, mais ne sont pas considérées formellement comme des renseignements personnels.

2. FORMULAIRES ET MODES DE COLLECTE

Vos renseignements personnels sont collectés par l’entremise des méthodes suivantes :

• Formulaire d’inscription au site Web
• Manuellement (téléphone ou par courriel)
• Formulaire de contact sur le site web
• En personnes lors de l’ouverture de dossier
• Formulaires envoyés par un tiers parti afin d’offrir des services à de nouvelles familles.

Nous utilisons les renseignements ainsi collectés pour les finalités suivantes :

• Fiche de contact
• Liste à jour des membres et des administrateurs
• Dossier client
• Dossier médical
• Statistique pour bilan d’activité

3. INTERACTIVITÉ

Vos renseignements personnels sont également collectés par le biais de l’interactivité pouvant s’établir entre vous et notre site Web. Ces renseignements sont collectés par les moyens suivants :

• Correspondance

Nous utilisons les renseignements ainsi collectés pour les finalités suivantes :

• Statistiques
• Contact
• Gestion du site web
• Le bien de nos membres

4. ENGAGEMENT

La Maison Clémentine s’engage à

• Recueillir seulement les données nécessaires ou utiles ;
• Assurer le traitement confidentiel des plaintes ;
• Mettre en place des mécanismes afin de protéger les informations confidentielles ;
• Assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements obtenus ;
• Appliquer la politique de confidentialité afin que les informations recueillies demeurent confidentielles.

5. FICHIERS JOURNAUX ET TÉMOINS

Nous recueillons certaines informations par le biais de fichiers journaux (« log files ») et de fichiers témoins (« cookies »). Ces fichiers nous permettent de traiter des statistiques et des informations sur le trafic, de faciliter la navigation et d’améliorer le service pour votre confort.

a) Description des fichiers témoins utilisés par le site

Il s’agit principalement des informations suivantes :

• Adresse IP
• Système d’exploitation
• Pages visitées et requêtes
• Heure et jour de connexion

Le recours à de tels fichiers nous permet d’atteindre les objectifs suivants :

• Amélioration du service et accueil personnalisé
• Création de profils personnalisés de consommation
• Études statistiques
• Vérifications de sécurité sur notre site web

b) Opposition à l’utilisation de fichiers témoins par le site

Vous pouvez vous opposer à l’enregistrement de ces fichiers témoins en configurant votre logiciel de navigation.

Dans le cas où vous décidez de désactiver les fichiers témoins, vous pourrez ensuite poursuivre votre navigation sur le site. Toutefois, tout dysfonctionnement du site provoqué par cette manipulation ne peut être considéré comme étant de notre part.

6. PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous nous engageons à ne pas vendre à des tiers ou généralement commercialiser les renseignements personnels collectés.

Si vous ne souhaitez pas que vos renseignements personnels soient partagés à des tiers, vous pouvez vous y opposer au moment de la collecte ou à tout moment par la suite, tel que mentionné dans la section « Droit d’opposition et de retrait ».

7. DURÉE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le responsable du traitement des renseignements personnels conservera dans ses systèmes informatiques du site et dans des conditions raisonnables de sécurité l’ensemble des renseignements personnels collectés pour une durée de cinq ans d’inactivité.

8. STOCKAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous stockons nos renseignements personnels dans : Mentionner les logiciels utilisés pour stocker les renseignements personnels (Suite Office, Hestia Solution, Sage 50, Outlook

Suite Office : Nom, Prénom, Âge, Ville, Diagnostic

Hestia Solution : Nom, Prénom, Adresse électronique, Numéro de téléphone, Adresse postale, Information médicale, Information sur la personne et Numéro d’assurance maladie

Sage 50 : Nom, Prénom, adresse électronique

Outlook : Toutes informations ou documentations transmises par les familles de façon volontaire

9. RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

a) La personne responsable du traitement des renseignements personnels

La personne responsable du traitement des renseignements personnels est : Marie-Claude Rivest. Elle peut être contacté de la manière suivante :

Par courriel à : maisonclementine@hotmail.com

La personne responsable du traitement des renseignements personnels est chargée de déterminer les finalités et les moyens mis au service du traitement des renseignements personnels

b) Obligations de la personne responsable du traitement des renseignements personnels

La responsable du traitement des renseignements personnels s’engage à protéger les renseignements personnels collectés, à ne pas les transmettre à des tiers sans que vous n’en ayez été informé(e) et à respecter les finalités pour lesquelles ces renseignements ont été collectés.

De plus, le responsable du traitement des renseignements personnels s’engage à vous aviser en cas de rectification ou de suppression des renseignements personnels, à moins que cela n’entraîne pour lui des formalités, coûts ou démarches disproportionnés.

Dans le cas où l’intégrité, la confidentialité ou la sécurité de vos renseignements personnels est compromise, le responsable du traitement s’engage à vous en informer par tout moyen.

10. DROIT D’OPPOSITION ET DE RETRAIT

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos renseignements personnels par le site (« droit d’opposition »). Vous avez également le droit de demander à ce que vos renseignements personnels ne figurent plus, par exemple, dans une liste de diffusion (« droit de retrait »).

Afin de formuler une opposition au traitement de vos renseignements personnels ou demander le retrait de vos renseignements personnels, vous devez suivre la procédure suivante :

L’utilisateur doit faire une demande de limitation au traitement de ses renseignements personnels auprès du responsable (Marie-Claude Rivest) du traitement des renseignements, en envoyant un courriel à l’adresse prévue : (maisonclementine@hotmail.com)

11. DROIT D’ACCÈS, DE RECTIFICATION ET DE SUPPRESSION

Vous pouvez prendre connaissance, mettre à jour, modifier ou demander la suppression des renseignements vous concernant, en respectant la procédure ci-après énoncée :

L’utilisateur doit faire une demande auprès du responsable du traitement des données personnelles en envoyant un courriel spécifiant l’objet de sa demande à l’adresse ci-haut mentionnée.

Nous procédons à la destruction des renseignements personnels de la manière suivante :

• Tout document papier sera déchiqueté ainsi que tout document numérique sera supprimé.

Nous procédons à l’anonymisation des renseignements personnels de la manière suivante :

• Tout document avec le nom ou l’adresse de la personne sera déchiqueté.
• Le retrait du nom et de l’adresse de tout document numérique sera effectué.

12. PROCESSUS ET GESTION D’INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

Aucun incident de confidentialité à rapporter.

a) SÉCURITÉ

Les informations personnelles que nous collectons sont conservées dans un environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations.

Pour assurer la sécurité de vos informations personnelles, nous avons recours aux mesures suivantes :

• reCaptcha
• Gestion des accès — personne autorisée
• Sauvegarde automatique
• Fermer les portes des bureaux lorsque les personnes de l’administration ne sont pas présentes
• Verrouiller les classeurs contenants des dossiers ou information importante lorsqu’aucun employé n’est présent
• Déchiqueter tous papiers contenant de l’information confidentielle lorsque ceux-ci sont jugés plus pertinents

Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité de vos transactions. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsqu’on utilise Internet pour transmettre des informations personnelles.

b) CONDITIONS DE MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La présente politique de confidentialité peut être consultée à tout moment à l’adresse ci-après indiquée : https://maisonclementine.ca/politique-de-confidentialite-et-de-protection-des-renseignement-personnels/

Nous nous réservons le droit de la modifier afin de garantir sa conformité avec le droit en vigueur.

Par conséquent, vous êtes invité(e) à venir consulter régulièrement cette politique de confidentialité afin de vous tenir informé(e) des derniers changements qui lui seront apportés.

c) ACCEPTATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

En navigant sur le site, vous attestez avoir lu et compris la présente politique de confidentialité et en acceptez les conditions, en ce qui concerne plus particulièrement la collecte et le traitement de vos renseignements personnels, ainsi que de l’utilisation de fichiers témoins.

d) LÉGISLATION

Nous nous engageons à respecter les dispositions législatives énoncées dans :

Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1 ; et/ou

Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, LC 2000, c 5.

Nous joindre :

450-755-2591

maisonclementine@hotmail.com             

159 rue Lajoie Nord, Joliette, Québec, J6E 5K6